Average rating
Program Getting things done Davida Allean powstał na bazie dziesięcioleci doświadczenia w prowadzeniu coachingu i szkolenia tysiąca ludzi, podczas których autor odkrył, że większość stresu, jakiego doświadczają ludzie, wynika z niewłaściwego zarządzania zobowiązaniami, które podejmują lub akceptują. Zarządzanie odnosi się do wszystkiego, co jest związane z przyjętymi zobowiązaniami, a co pojawia się w polu naszej uwagi, np. e – mailami, rachunkami, notatkami ze spotkań, planami, pomysłami.
„Otwarta pętla” – Wszystkie nawet najbardziej drobne, nieistotne sprawy, których nie doprowadziliśmy do końca, ciągle istnieją w naszych nieświadomych częściach umysłu, zaprzątając jego uwagę. Umysł ciągle pracuje nad zgromadzonymi w nim problemami i stara się je rozwiązać. Proces ten przebiega bez udziału naszej świadomości. Kradnie przy tym nasze energetyczne zasoby, które są potrzebne, do życia w teraźniejszości.
Gdy umysł pochłonięty jest rozwiązywaniem wszystkich zaległych spraw, możemy mieć problemy z koncentracją, uwagą, pamięcią, odczuwać ciągłe zmęczenie, niepokój
i drażliwość.
Celem metody proponowanej przez D. Allena – Getting things done (GTD), jest oczyszczenie naszych umysłów ze wszystkich otwartych pętli, niedomkniętych spraw, które kradną nam energię.
Jak zatem to zrobić?
„Musisz użyć swojego umysłu, aby pozbyć się rzeczy z umysłu”.
Powodem, dla którego coś ciągle zaprząta Twój umysł, jest Twoje pragnienie, by przyjęły inny obrót, by było lepiej, niż jest obecnie. Jednocześnie nie precyzujesz, czego dokładnie pragniesz, jaki rezultat chcesz osiągnąć. Ponieważ nie wiesz, w jakim kierunku dokładnie zmierzasz, nie wiesz także jakie konkretnie kroki masz podjąć.
Dopóki nie ustalisz dokładnie, co chcesz osiągnąć i nie podejmiesz konkretnych decyzji odnośnie zadań do zrealizowania, Twój mózg nie porzuci swojej pracy i będzie zaprzątnięty wieloma niepotrzebnymi rzeczami. Twoim zadaniem jest przekształcenie wszystkich rzeczy, które przyciągasz i gromadzisz w klarowny spis działań, projektów i użytecznych informacji.
Schemat obiegu zadań w programie Getting Things Done
Faza przechwytywania i gromadzenia
INBOX
Aby opróżnić swój umysł od zbędnych spraw i problemów, nad którymi się on trapi, dosłownie wszystkiego, co go zaprząta, załóż tzw. inbox. Jest to fizyczna przestrzeń, która pozwoli odciążyć Twoją głowę. Zapisuj każdą sprawę, czy myśl na jednej lub nawet na oddzielnych karteczkach papieru, przechowuj je w jednym miejscu, będzie to Twój inbox.
Trzy wymagania fazy przechwytywania:
- Każda OTWARTA PĘTLA musi być w systemie przechwytywania poza Twoją głową
- Musisz mieć tak mało kubełków do przechwytywania jak to tylko możliwe.
- Musisz regularnie opróżniać kubełki.
Dzięki sprawnemu przechwytywaniu oczyścisz swój umysł, tak by zbędne myśli nie zaprzątały Twojej głowy.
„Nie ma powodu, aby dwa razy mieć tę samą myśl, chyba że lubisz ją mieć”.
Faza analizowania i Faza uporządkowania
Odnośnie przechwytywanych informacji zapytaj siebie – Co to jest? I Czy nadaje się do działania?
Jeśli nie chcesz podejmować działań związanych z daną sprawą, masz trzy możliwości:
- Wyrzuć do kosza, gdyż jest to już zupełnie niepotrzebne.
- Inkubuj, mimo, że teraz nie podejmiesz żadnych działań, może trzeba będzie to zrobić
w przyszłości. - Odniesienie – element ten ma potencjalnie użyteczną informację, która będzie potrzebna
w przyszłości, zachowaj do wglądu.
Stwórz listę działań oczekujących. Możesz skorzystać z opcji przypominania. Mimo, że teraz nie chcesz się zajmować sprawami, które umieściłeś w inkubatorze, chcesz, by Ci regularnie
o nich przypominano.
Przypomnienia podziel na dwie kategorie:
– Te dotyczące rzeczy, które muszą się wydarzyć w określonym dniu lub o określonej porze.
– Przypomnienia o rzeczach, bez określonego terminu, które trzeba je zrobić jak najszybciej.
Stwórz listę działań „Być może”. Zapisuj w niej wszystko, co kiedyś „być może” zrobisz, kupisz, przeczytasz, czy obejrzysz.
Jeśli chcesz podjąć działanie związane z daną sprawą, także masz trzy możliwości:
- Zrób to. Zasada dwóch minut. Jeśli czynność nie zajmie więcej niż dwie minuty, należy ją wykonać w momencie, gdy została zakwalifikowana do wykonania.
- Przekaż działanie innym. Jeśli czynność zajmie więcej niż zwie minuty, zastanów się, czy możesz ją przekazać innym, jeśli tak – zrób to.
- Odłóż na później. Jeśli czynność potrwa dłużej niż dwie minuty, a ma być zrobiona przez Ciebie, umieść ją na jednej lub kilku sporządzonych przez Ciebie listach „Następnych działań” lub w kalendarz
Faza przeglądu
Tygodniowy przegląd to czas przejrzenia systemu swoich spraw, zaktualizowanie listy rzeczy do zrobienia, tak aby była przejrzysta, aktualna i kompletna.
Pięciopoziomowy model przeglądu własnej pracy:
Model stosuje się do przeglądu bieżących działań, skumulowanych na liście wszystkich działań, które musisz podjąć.
Horyzont 1: Bieżące projekty – Są to krótkoterminowe rezultaty, które chcesz osiągnąć, np. zorganizowanie spotkania.
Horyzont 2: Obszary zainteresowania i odpowiedzialności – Są to kluczowe obszary Twojego życia
i pracy, w których chcesz osiągnąć lepsze wyniki i utrzymać standardy.
Horyzont 3: Cele – Są to rzeczy, które chcesz osiągnąć lub zrealizować, a które mogą zwiększyć znaczenie korzystnych aspektów Twojego życia.
Horyzont 4: Wizja – Jest to obraz tego, jak ma wyglądać Twoje życie i praca za trzy do pięciu lat? Decyzje jakie podejmiesz na tym poziomie, mogą zmienić przebieg Twojej pracy na wielu innych poziomach.
Horyzont 5: Cel i zasady – Obejmuje szeroką perspektywę spojrzenia.
„Listy kontrolne mogą być bardzo przydatne, aby dać ci znać, czym nie musisz się przejmować”.
Faza działania – Zaangażuj się!
Realizacja zadań wymaga dwóch podstawowych elementów:
- Wyniku – określenia, tego, co oznacza słowo „zrobione”!
- Działania – określenia tego, jak wygląda działanie!
„Jeśli nie jesteś całkowicie pewien, na czym polega twoja praca, zawsze będzie się ona wydawała przytłaczająca”.
Metoda GTD ma Ci pomóc w zdefiniowaniu tego, co dokładnie masz zrobić, kiedy i w jaki sposób.
W fazie działania wykonujesz wcześniej zdefiniowane zadania.
Pracujesz na podstawie Listy Następnych Działań i kalendarza, czyli wykonujesz zadania, które wcześniej określiłeś jako konieczne do wykonania, lub zarządzasz przepływem pracy, czyli tworzysz kolejne listy w oparciu o bieżące wydarzenia i sprawy, które pojawiają się w obszarze Twojej uwagi.
Najważniejsze cytaty:
„Jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie energii jest zamknięcie niektórych pętli”.
„[To] wszystko, co musisz zrobić, aby opróżnić głowę i zorientować się w sytuacji na najbliższe kilka tygodni. To przechodzenie przez kolejne etapy zarządzania przepływem pracy – wychwytywanie, wyjaśnianie, organizowanie i przeglądanie wszystkich zaległych zobowiązań, zamiarów i skłonności – aż do momentu, gdy będziesz mógł uczciwie powiedzieć: „Absolutnie wiem teraz wszystko, czego nie robię, a co mógłbym robić, gdybym się na to zdecydował”.
„Wykonuj nieoczekiwane zadania w miarę ich pojawiania się, nie dlatego, że jest to ścieżka najmniejszego oporu, ale dlatego, że jest to rzecz, którą musisz zrobić w stosunku do całej reszty”.
„Prowadzenie obiektywnej i kompletnej inwentaryzacji swojej pracy, regularnie sprawdzanej, znacznie ułatwia uczciwe odmawianie”.
„Unikanie decyzji o działaniu aż do presji ostatniej chwili powoduje ogromną nieefektywność i niepotrzebny stres”.
Może Cię zainteresować:
*Powyższy artykuł nie jest substytutem przeczytania opisywanej książki. Oryginalny tekst ma nieporównywalnie większy potencjał edukacyjny. Jeśli powyższy opis trafia w Twoje potrzeby, koniecznie przeczytaj książkę na podstawie której powstał. www.ksiazkawpigulce.pl
Książkę kupisz tutaj: